Контрольные точки

 

Охранная фирма ООО «СТАНДАРТ БЕЗОПАСНОСТИ УКРАИНЫ» — предоставляет на территории Киева и Украины комплексные услуги в сфере безопасности и защиты собственности.

Обладая значительным практическим опытом в реализации различных проектов по обеспечению вопросов безопасности и предоставлению услуг контроля логистических операций в частности. С целью минимизации складских ошибок и снижения потерь в складских операциях, повышения эффективности контроля над перемещением товара на складе предлагаем свои услуги в данном направлении и предоставляем наши наработки по мероприятиям контроля логистических операций на складах.

КОНТРОЛЬ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЙ

Рисунок1 Рисунок3 2013-03-05_112957

Прежде чем говорить о необходимости контроля логистических операций, в данном случае складских операций, ответим себе на такой вопрос: задумывались ли вы когда-нибудь, как снизить или исключить ошибки сотрудников при выполнении складских операций? Стояли ли перед вами проблемы недостач, пересортицы товара? Доводилось ли вам сетовать на неэффективность существующей системы контроля складских операций? Как раз для решения подобных вопросов и проблем существует и оправдывает себя практика организации работы на складах независимых служб учёта и контроля.

1. Эффект создания независимой службы (группы) учёта и контроля (независимых контролёров/учётчиков)

1 2 3

Организовав, технологический процесс на складе и зафиксировав ключевые этапы в виде инструкций, успокаиваться, не стоит. Понять, действуют установленные правила игры или нет, можно, лишь проводя периодический или регулярный контроль выполняемой работы.

Периодическому контролю помогают логистические аудиты основных этапов техпроцесса, организуемые, например, раз в квартал. Но часто периодический контроль малоэффективен для оперативного управления ситуацией, и тогда необходимы систематические мероприятия по оценке качества

Для осуществления функции регулярного контроля на складе создается (заключается договор с 3-й стороной) служба (группа) учёта и контроля. Необходимость выделения в отдельную группу (привлечение специалистов 3-й стороны) сотрудников с контролирующей функцией вызвана неэффективностью подхода, когда контроль над действиями исполнителей возлагается на них самих.

Из опыта и экономических показателей экспертные выводы указывают наибольшую эффективность работы службы учёта и контроля, это организация работы на складе независимой службы учёта и контроля (на договорных отношениях с третьей стороной, имеющей возможности, специалистов и опыт работы в данном направлении).

В качестве примера рассмотрим компанию, оказывающую услуги ответственного хранения. При заключении договора с клиентом она берет на себя обязательства по соблюдению показателей качества работы склада, таких как своевременность, точное количество и качество требуемого товара. Контроль качества выполнения процедур является ключевым требованием, и именно независимая служба контроля  должна обеспечить его осуществление.

Необходимость организации работы независимой службы (группы) учёта и контроля

Основными предпосылками организации работы независимой службы (группы) учёта и контроля служат следующие условия:

— высокая оборачиваемость склада;

— большое количество складских операций (разгрузка транспорта; приемка товаров; размещение на хранение (укладка товаров в стеллажи, штабели); отборка товаров из мест хранения; комплектование и упаковка товаров; погрузка; внутрискладское перемещение товара, грузов).

Возможны три варианта контроля качества выполнения складских операций:

1. После выполнения основных операций ответственному кладовщику поручается проверить качество проделанной работы. Например, после подбора товара под заказы на отгрузку комплектовщики пересчитывают товар в зоне пикинга (товара подготовленного к отправке).

Преимущество этого подхода состоит в экономии человеческого ресурса.

Недостаток – качество выполненной работы проверяется самим работником. В этом случае сотрудник не акцентирует внимание на незначительные, на его взгляд, ошибки, что впоследствии может привести к серьезным нарушениям.

2. Выделяются отдельные сотрудники с функцией контроля.

Преимущество этого варианта – основной технологический процесс и его контроль осуществляются в параллельном режиме. Оперативно выявляются и анализируются ошибки, возникшие в процессе работы, и проводятся мероприятия по их устранению.

Недостаток – увеличивается численность персонала.

3. Организуется работа независимой службы  (группы) учёта и контроля.

Преимущество этого варианта – численность сотрудников склада не увеличивается. Высвобождается человеческий ресурс (уменьшается загруженность), возможность использование  сотрудников склада на выполнении иных более квалифицированных складских операциях. Повышение качества складских операций – минимизация ошибок за счёт: — дублирования складских операций (независимых пересчётов, сверок и т.д.); — акцентирование внимания независимых контролёров на незначительные нарушения, отклонения от установленных процедур, правил, что предупреждает более серьёзные нарушения.

 

Независимый контроль – эффективный подход управления складскими операциями.

1.    Мероприятия, проводимые независимой службой (группой) учёта по контролю складских операций в определённых «контрольных точках»

Контроль – это основа управления любой системы, любой организации, в том числе и склада.

На первый взгляд может показаться, что достаточно «поставить» на складе хороший товарный учёт или купить хорошее ПО с WMS — компьютерную программу управления складом и проблемы с контролем и управлением исчезнут сами собой.  Но на практике это далеко не так.

Поэтому систему контроля (независимого контроля) складских операций всё же придётся создавать и выстраивать вам под ваш конкретный склад.

Как создать систему контроля складских операций, чтобы она помогала работать, а не осложняла работу сотрудников склада излишними функциями, снижая при этом их мотивацию и производительность труда.

Прежде всего нужно понимать, что система контроля – это дополнительные затраты, а контролировать «всё и вся» просто невозможно.

Поэтому необходимо выделить только наиболее важные «контрольные точки»

1-я «Контрольная точка» — приёмка товара (продукции) от поставщика

Прием товара (продукции) на склад от поставщиков является одной из узловых контрольных точек, в которых могут и, несомненно, возникают значительные потери (недостачи, пересортица). Поэтому данный этап товародвижения должен подвергаться особому контролю, ведь именно с него, а чаще еще и со склада поставщика, начинаются потери на вашем складе.

Сама процедура приёмки товара на склад предполагает значительное количество контрольных складских операций, которые требуют в свою очередь независимого контроля и перепроверки.

Разработан и существует  универсальный алгоритм осуществления процедуры приемки продукции и смежных операций (см. рис. 1). Применение данного алгоритма позволяет существенно оптимизировать весь процесс приемки продукции и связанных с ней операций,  а также осуществлять независимые контрольные мероприятия на каждой (определённой) операции процедуры приёмки товара (продукции) на склад.

Рисунок4

Рис. 1. «Алгоритм проведения приемки продукции и смежных операций»

В отношении множества известных рисков и всевозможных способов нанесения ущерба на этапе приёмки товара (продукции) на склад применяются блокирующие контрольные мероприятия, сводящиеся к четкому контролю ограниченного набора параметров:

— соответствие количества принимаемого товара сопроводительным документам;

— соответствие качества принимаемого товара сопроводительным документам и нормативным требованиям;

— соответствие количества товара, принятого на склад, количеству товара, введенного в компьютерную систему учета;

— характер общения сотрудников вашего склада (кладовщики, приемщики, грузчики и т.д.) с представителями склада  поставщиков или перевозчиков (экспедиторы, водители).

Место «Контрольной точки»: зоны выгрузки и приёмки товара

Возможные угрозы недостач:

— непреднамеренные ошибки поставщика (по количеству, ассортименту и качеству) при поставке товара (продукции);

— преднамеренные ошибки поставщика (ответственных лиц поставщика) скрытая недостача и пересортица товара (фактическое несоответствие товара указанного в накладных, палетной ведомости, упаковочных лейбах на коробах по количеству и наименованию товара — наличие «шахт», частичное или полное отсутствие товара в коробах и т.д.);

— воровство товара (продукции) при транспортировке (перевозчиком, контролирующими органами, 3-ми лицами);

— сговор с целью хищения товара (продукции)  сотрудников склада с представителями поставщика или перевозчика;

— повреждение товара (продукции)  при транспортировке.

 

Контрольные мероприятия независимой службы (группы) контроля и учёта

Проверка соответствия количества принимаемого товара сопроводительным документам производится сотрудником склада, ответственным за данную процедуру. Контроль также осуществляется независимым контролером, находящимся в зоне приема товара. Контролер, присутствующий на разгрузке транспорта от поставщика и приемке его кладовщиком, обязан в целом контролировать процесс и при необходимости имеет право приостановить разгрузку (приемку) и лично пересчитать необходимое количество товара. Периодичность таких проверок при отсутствии особых подозрений — одна — две товарные позиции в каждой второй поставке.

1-й этап — зона выгрузки товара.

Возможные проводимые мероприятия независимой службы (группы) контроля и учёта:        

— контроль и проверка сопроводительных документов;

— визуальный осмотр автотранспорта;

— контроль и проверка целостности пломб, пломбировочного троса, сверка с данными указанными в ТТН;

— предварительный приём товара (визуальный осмотр поступившего товара при вскрытии автотранспорта, осмотр целостности паллет, коробов,  тары, товара при его выгрузке из автотранспорта);

— непосредственный мониторинг характера общения сотрудников вашего склада с представителями поставщика, перевозчика.

Решаемые задачи контрольных мероприятий в зоне выгрузки товара:

— выявление случаев подделки сопроводительных документов (несоответствие записей, печатей, исправления, подтирки и т.д.);

— выявление случаев попыток и хищения товара из автотранспорта, осуществляющего доставку (повреждения тентов кузова, пломбировочного троса,  пломб и т.д.);

— раннее выявление недостач, бракованного товара (повреждения паллетов, отсутствие (повреждение) пломб на паллетах коробов с продукцией, нарушение целостности верхнего ряда паллета, отсутствие коробов, вскрытые короба, отсутствие продукции во вскрытых коробах, нахождение продукции россыпью на паллетах и в кузове автомобиля после его разгрузки, паллеты с размокшими коробами, потёками, резким запахом продукцией при выгрузке и т.д.);

— выявление и предотвращение случаев сговора с целью хищения товара (продукции) представителей склада с представителями поставщиков или перевозчиков.

 

2-й этап – зона приёмки товара:

Возможные проводимые мероприятия независимой службы (группы) контроля и учёта:

— контроль входа/выхода в складскую зону (зону приёмки товара) со стороны всех операционных зон;

— дополнительный контроль (100%-й пересчёт) товара (продукции), входящего в верхнюю часть списка по недостачам;

— 100%-й пересчёт (осмотр, проверка комплектации и т.д.) товара (продукции) в повреждённой упаковочной таре, коробах, в коробах заклеенных не заводским скотчем, заклеенных прозрачным скотчем поверх маркированного логотипами, цветом заводского;

— периодически (один раз в день) может вводиться процедура контролируемой поставки, когда приемщик проверяет товар по акту приемки, а контролер полностью сверяет по транспортной накладной;

— регулировка  разгрузочных потоков  (- обслуживание только открытых ворот, то есть: один приемщик — одни ворота;  —  для остальных машин ворота не открываются, и водители (экспедиторы) в зону приемки не допускаются;  — посторонние лица также не пропускаются контролером  в зону ответственности;  — он следит, чтобы до приёмки, товар (продукция) разных поставок не смешивался друг с другом и с уже принятым  товаром);

— фиксация параметров приема товара (продукции) по каждой машине в ведомости (журнале) учета приемки товара в соответствии с утвержденным образцом заполнения;

— отслеживание характера общения сотрудников склада (зав. складом, кладовщики, приемщики, грузчики и т .д.) с представителями поставщиков или перевозчиков (экспедиторы, водители) с целью выявления признаков общения вне работы или иных, указывающих на вероятный сговор;

— при необходимости контролер получает от менеджера СБ вашего предприятия информацию, на какого поставщика, водителя или товар следует обратить особое внимание;

— контроль в зоне ответственности трудовой дисциплины среди складского персонала выполнение ими складских операций в соответствии с принятыми процедурами, правилами;

— проверка соответствия качества принимаемого товара сопроводительным документам и нормативным требованиям входит в обязанности складского персонала, однако контроль за этим в компетенции того же контролера (при выявлении им факта приемки заведомо некачественного товара он ставит об этом в известность своего руководителя или определённое ответственное лицо);

— контроль соответствия количества товара, принятого на склад, количеству товара, введенного в компьютерную систему учета (контролёр может и имеет право проверять и этот элемент товародвижения, но скорее по тем поставкам и позициям, которые сам перепроверял), периодичность таких проверок при отсутствии особых подозрений — две поставки, обычно в конце дня.

 

Решаемые задачи контрольных мероприятий в зоне приёмки товара:

— снижение потерь, повышение качества приёмки товара на склад (выявление скрытых расхождений по товару: недостач, излишков, пересортицы, брака товара);

— выявление и предотвращение случаев сговора с целью хищения товара (продукции) представителей склада с представителями поставщиков или перевозчиков.

2-я «Контрольная точка» — размещение товара по ячейкам хранения на складе

Место «Контрольной точки»: склад хранения товарных запасов

Возможные угрозы недостач:

Создание предпосылок к хищению обезличенного (выведенного из процедурных складских операций) поступившего товара:

— не размещение поступившего товара в ячейки хранения на складе (оставление в зоне приёмки отдельных коробов, паллет с поступившим товаром);

— поступления принятого товара, минуя зоны хранения, в зону комплектации, отправки товара клиенту (заказчику);

— ошибки при размещении на хранение принятого товара (размещение товара вне ячеек хранения, в непронумерованных ячейках стеллажей, ошибки в указании номера ячейки при расстановке на стеллажи хранения принятого товара).

Контрольные мероприятия независимой службы (группы) контроля и учёта:

— проверка (после приёмки и размещения товара в ячейки хранения на складе) зон приёмки и хранения товара на наличие неразмещенных в нумерованных ячейках складских стеллажей коробов с товаром или отдельных единиц товара;

— визуальный контроль операции размещения сотрудником склада принятого товара по ячейкам хранения, в соответствии с  «дислокацией»;

— выборочная проверка результатов размещения («дислокации») принятого товара на склад;

— контроль в зоне ответственности трудовой дисциплины среди складского персонала выполнение ими складских операций в соответствии с принятыми процедурами, правилами;

— фиксация всех выявленных нарушений, замечаний, расхождений с последующей передачей ответственным лицам для устранения, анализа, профилактики.

 

3-я «Контрольная точка» — отбор товара из ячеек хранения (склада)

Место «Контрольной точки»: склад – зона хранения товара

Возможные угрозы недостач:

— несанкционированная передислокация товара из зоны хранения по иным операционным зонам, что приводит к ошибкам в системе складского учёта и может быть предпосылкой к хищению данного товара;

— умышленное перекидывание недостач в иные операционные зоны на иных ответственных лиц;

— проблематичность в установлении места формирования недостач (хищения товара) с целью принятия решения и оперативного вмешательства.

Контрольные мероприятия независимой службы (группы) контроля и учёта:

— контроль входа/выхода в складскую зону (зону хранения товара) со стороны всех операционных зон;

— контроль отобранного товара  из ячеек хранения в соответствии с документами «лист (ведомость) отбора»;

— контроль в зоне ответственности трудовой дисциплины среди складского персонала выполнение ими складских операций в соответствии с принятыми процедурами, правилами;

— фиксация параметров отбора из ячеек хранения товара (продукции) по каждому «листу (ведомости) отбора» в ведомости (журнале) учета отбора товара из ячеек хранения склада в соответствии с утвержденным образцом заполнения;

 

 

4-я «Контрольная точка»формирование заказов

Место «Контрольной точки»: зона комплектования и упаковки заказов

Возможные угрозы:

— сговор с целью хищения товара (продукции)  сотрудников склада с представителями заказчика, клиентом или перевозчика (несанкционированный, умышленный вывоз товара  в заказах  или с заказами клиента);

— недовложения, излишки, пересортица при формировании к отправке заказов клиенту;

— жалобы клиентов на недовложения пересортицу – утеря клиентуры.

Контрольные мероприятия независимой службы (группы) контроля и учёта:

— контроль входа/выхода в складскую зону (зону формирования заказов) со стороны всех операционных зон;

—  полный контроль всего заказа (по наименованиям, поштучно, по комплектности) на основании «листа комплектации»;

— контроль упаковки заказов на основании упаковочных листов, опломбирование сформированных паллет с заказами;

— контроль в зоне ответственности трудовой дисциплины среди складского персонала выполнение ими складских операций в соответствии с принятыми процедурами, правилами.

 

5-я «Контрольная точка»отгрузка заказов

Место «Контрольной точки»: зона отгрузки (экспедиция)

Возможные угрозы недостач:

— несанкционированный, умышленный вывоз в транспорте перевозчика под видом заказов (воровство в сговоре сотрудников разных отделов и представителей 3-й стороны) заранее подготовленных коробов с товаром;

— пропажа собранного заказа (ошибочное размещение коробов с заказами на паллеты с доставкой иных маршрутов).

 

Контрольные мероприятия независимой службы (группы) контроля и учёта:

— проверка автотранспорта перед погрузкой (целостность кузова, тента, пломбировочного троса, замков и т.д.);

— контроль отгрузки  товара в соответствии с  сопроводительными документами;

— наблюдение (фиксация) характера общения сотрудников экспедиции склада (менеджеры по доставке, экспедиторы, грузчики и т .д.) с представителями поставщиков или перевозчиков (экспедиторы, водители) с целью выявления признаков общения вне работы или иных, указывающих на вероятный сговор;

— при необходимости контролер получает от менеджера СБ вашего предприятия информацию, на какого сотрудника, заказчика, клиента, водителя или заказ следует обратить особое внимание;

— фиксация параметров отгрузки товара (продукции) по каждой машине в ведомости (журнале) учета отгружаемого товара в соответствии с утвержденным образцом заполнения;

— контроль опломбирования кузова автомобиля доставки.

 «Контрольная точка» с постом независимого контролёра или бесконечность складских ошибок, недостач – ВЫБОР ЗА ВАМИ!



КОНТРОЛЬ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЙ

Контроль логистических операций – это одно из новых перспективных направлений нашей деятельности позволяющее обеспечить раннее обнаружение и эффективное разрешение проблемных ситуаций на складах, базах хранения и т.д. (недостачи, излишки, пересортица, брак, недовложения, перевложения, порча, уничтожение ТМЦ).

Читать далее…