Пути повышения эффективности системы контроля логистических операций

2013-03-05_112957Контроль логистических операций – процесс, обеспечивающий обнаружение и разрешение проблемных ситуаций (недостачи, излишки,  пересортица, брак,  недовложения, перевложения, порча, уничтожение ТМЦ) .

Принципы контроля логистических операций:
1. Централизованность (руководитель должен первым знать обо всех серьезных отклонениях, сбоях от установленного плана, а если это невозможно, то контролировать самые важные участки работы);
2. Адекватность содержанию деятельности (система контроля должна быть приспособлена к характеру деятельности конкретной организации);
3. Объективность (недопустимость использования личных симпатий и антипатий независимого учётчика в отношении кого-либо; достигается введением системы контроля по объективным показателям, понятным и принятым на объекте);
4. Гибкость (приспособление к происходящим изменениям);
5. Контроль должен быть опережающим (должен давать сигнал об отклонениях еще до того, как они произойдут, для своевременного их решения);
6. Нацеленность на решение проблемы (а не на ее выявление и констатацию);
7. Регулярность (чем меньше промежуток времени между операциями контроля, тем выше активность контроля и тем более действенные меры можно принять);
8. Своевременность (обеспечение возможности устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры).

Пути повышения эффективности контроля логистических операций:
1. Использование независимых контролёров/учётчиков (службы учёта и контроля на складах).
2. Разработка документации учёта и контроля на каждую контролируемою логистическую операцию.
3. Видеоконтроль или фотофиксация выявленных нарушений при поступлении ТМЦ на склад (адаптация к имеющейся на объекте системе видеонаблюдения).
4. Комплексность и охват контролем всех этапов движения ТМЦ на складах.

Решаемые задачи службы учёта и контроля:
1. Раннее выявление недостач, повреждения товарных запасов при поступлении на склад:
— выявление случаев подделки сопроводительных документов (несоответствие записей, печатей, исправления, подтирки и т.д.);
— выявление случаев попыток и хищения товара из автотранспорта осуществляющего доставку (повреждения тентов кузова, пломбировочного троса,  пломб и т.д.);
— предварительный приём товара (визуальный осмотр поступившего товара при вскрытии автотранспорта, осмотр целостности паллет, коробов, товара при его выгрузке из автотранспорта).
2. Соблюдение процедур и качество приёмки ТМЦ на склад:
— контролируемость и мониторинг операций приёмки товарных запасов на склад (отбраковка товара, размещения в зоне приёмки, взвешивание, коробочный пересчёт, поштучный пересчёт – выборочный, в поврежденных коробах/таре и т.д.).
3. Мониторинг наличия товарных запасов, находящихся на складском хранении:
— выборочная сверка (пересчёт) фактического наличия определённого (частые недостачи, топового, дорогостоящего, претензии на брак, и т.д.) товара находящегося на хранении.
4. Выявление несанкционированных  отгрузок ТМЦ со склада:
— выявление случаев попытки вывоза ТМЦ: без сопроводительных документов, по поддельным документам, несоответствующим (по наименованиям и количеству) сопроводительным документам и т.д.

Перечень документации службы учёта и контроля:
1. Функциональные обязанности
2. Должностные инструкции на каждую контролируемую операцию
3. Алгоритм действий при выявлении нарушений, нестандартных/кризисных ситуациях
4. Выписки из внутренних процедур, инструкций по логистическим операциям
5. Выписка из внутреннего распорядка на объекте
6. Образцы сопроводительных документов
7. Образцы подписей материально ответственных лиц имеющих право санкционировать отгрузку, вывоз, вынос ТМЦ

8. Формализованные документы:
— Ведомости контроля, поступающего/отгружаемого товара;
— Ведомости пересчёта ТМЦ;
— Акты по выявленным нарушениям, недостачам, несанкционированным действиям;
— Отчёты по проделанной работе (ежедневный, еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой).

Видеоконтроль и фотофиксация (комплексность в работе службы учёта и контроля):
— обеспечивает визуальный мониторинг производственных зон склада;
— является средством профилактики хищений и порчи товаров;
— осуществляет запись и хранение изображений, которые могут быть использованы при проведении расследований хищений, порчи и т.п.;
— возможность удалённого визуального контроля рабочего процесса;
— обеспечивает доказательную базу выявленным нарушениям в результате приёмки, отгрузки ТМЦ (фотофиксация претензий к автотранспорту, доставки; фотофиксация обнаруженных недостач, пересортицы, брака, повреждений ТМЦ)

Рисунок1 Рисунок3

Контроль движения ТМЦ ( служба учёта и контроля на этапе приёмки ТМЦ):

Рисунок4
Рисунок5
Достигаемый результат службы учёта и контроля:
1. Снижения потерь в производственных и складских операциях.
2. Снижение количества претензий  Компании со стороны контрагентов.
3. Повышение соответствия фактически отгруженного товара, товару указанному в сопроводительных документах.

Рисунок6 Рисунок7