Значимость независимой службы учёта и контроля (независимых контролёров/учётчиков)

2012-06-15_020422Организовав технологический процесс на складе и зафиксировав ключевые этапы в виде инструкций, успокаиваться не стоит. Понять, действуют установленные правила или нет, можно, лишь проводя периодический или регулярный контроль выполняемой работы. Периодическому контролю помогают логистические аудиты основных этапов техпроцесса, организуемые, например, раз в квартал. Но часто периодический контроль малоэффективен для оперативного управления ситуацией, и тогда необходимы систематические мероприятия по оценке качества.

Для осуществления функции регулярного контроля на складе создается служба учёта и контроля. Необходимость выделения в отдельную группу сотрудников с контролирующей функцией вызвана неэффективностью подхода, когда контроль за действиями исполнителей возлагается на них самих.

Из опыта и экономических показателей экспертные выводы указывают наибольшую эффективность работы службы учёта и контроля, это организация работы на складе независимой службы учёта и контроля (на договорных отношениях с третьей стороной, имеющей возможности, специалистов и опыт работы в данном направлении).

В качестве примера рассмотрим компанию, оказывающую услуги ответственного хранения. При заключении договора с клиентом она берет на себя обязательства по соблюдению показателей качества работы склада, таких как своевременность, точное количество и качество требуемого товара. Контроль качества выполнения процедур является ключевым требованием, и именно независимая служба контроля  должна обеспечить его осуществление.

Необходимость организации работы независимой службы учёта и контроля.

Основными предпосылками организации работы независимой службы учёта и контроля служат следующие условия:

  • высокая оборачиваемость склада;
  • большое количество складских операций (приемка товара, отбор под заказы на отгрузку и т. д.) может отрицательно сказываться на качестве их выполнения.

 Возможны три варианта контроля качества выполнения складских операций:

1. После выполнения основных операций ответственному кладовщику поручается проверить качество проделанной работы. Например, после подбора товара под заказы на отгрузку комплектовщики пересчитывают товар в зоне пикинга.

Преимущество этого подхода состоит в экономии человеческого ресурса.

Недостаток – качество выполненной работы проверяется самим работником. В этом случае сотрудник не акцентирует внимание на незначительные, на его взгляд, ошибки, что впоследствии может привести к серьезным нарушениям.

2. Выделяются отдельные сотрудники с функцией контроля.

Преимущество этого варианта – основной технологический процесс и его контроль осуществляются в параллельном режиме. Оперативно выявляются и анализируются ошибки, возникшие в процессе работы, и проводятся мероприятия по их устранению.

Недостаток – увеличивается численность персонала.

3. Организуется работа независимой службы учёта и контроля.

Преимущество этого варианта – численность сотрудников склада не увеличивается. Высвобождается человеческий ресурс (уменьшается загруженность), возможность использование  сотрудников склада на выполнении иных более квалифицированных складских операциях. Повышение качества складских операций – минимизация ошибок за счёт: — дублирования складских операций (независимых пересчётов, сверок и т.д.); — акцентирование внимания независимых контролёров на незначительные нарушения, отклонения от установленных процедур, правил, что предупреждает более серьёзные нарушения.

Для оценки работы склада часто используют термин «идеальный заказ». Чтобы добиться идеального заказа на отгрузке, необходимо организовать все складские процессы, начиная с выгрузки товарно-материальных ценностей, с соответствующим качеством. Если компания ставит для себя достаточно высокую планку уровня клиентского сервиса, то неизбежно включение в технологический процесс этапов пошагового контроля.

В своей работе мы выделили три основных направления деятельности независимой службы учёта и контроля:

  1. Контроль входа/выхода в складское помещение;
  2. Контроль операций по передаче товарно-материальных ценностей (в том числе и документов);
  3. Инвентаризации и контроль за качеством выполнения складских операций.

Задачи независимой службы учёта и контроля 

Задачами независимой службы учёта и контроля в компании могут являться следующие:

1. Контроль выполнения складских операций.

Специалистами независимой службы учёта и контроля составляется план контроля складских операций на месяц. Например, еженедельно проходит аудит процесса приемки ТМЦ на склад. По результатам аудита фиксируются нарушения (если таковые имеются) и проводится внеплановый инструктаж (если это необходимо).

Также, производится контроль в on-line режиме. Например, в процессе подбора заказа на отгрузку, в месте хранения комплектовщик не обнаруживает требуемого количества товара. С помощью радиотерминала комплектовщик устанавливает проблемную ситуацию в месте хранения, эта информация отражается в окне мониторинга проблемных ситуаций в WMS. Специалист независимой службы учёта и контроля проводит «расследование», регистрирует нарушителя и прикладывает все возможные усилия, чтобы обеспечить 100%-ную наполненность заказа.

Статистика ошибок, передаваемая руководству склада (ответственным лицам) специалистами независимой службы учёта и контроля ведется в разрезе исполнителей. Грубые ошибки учитываются при начислении заработной платы сотрудникам. Если количество ошибок превышает допустимые ограничения, то это может привести к понижению категории сотрудника, что также отражается на сумме ежемесячного вознаграждения.

2. Контроль операций по передаче товарно-материальных ценностей.

Специалисты независимой службы учёта и контроля должны иметь право начать контроль операций передачи ТМЦ на любом этапе техпроцесса. Например, в процессе отгрузки товара со склада сотрудник независимой службы учёта и контроля может провести повторный пересчет, загружаемого товара и проверку сопроводительной документации.

Также в ответственность специалистов независимой службы учёта и контроля может входить выявление:

  • проблемных поставщиков ТМЦ (производственные недовложения);
  • уязвимого ассортимента товара в хранении и обработке (частые недостачи);
  • недобросовестных кладовщиков и экспедиторов.

На основании выявленных тенденций разрабатываются мероприятия по усилению безопасности и режима.

3. Проведение инвентаризаций.

Специалисты независимой службы учёта и контроля могут принимать участие в проведении инвентаризаций:

  •  в составе счётных бригад;
  •  в повторных/независимых пересчётах отдельных товаров;
  •  проводить контроль соблюдения процедуры проведения инвентаризации счётными бригадами (на отдельных селажах хранения, зонах хранения или по указанным группам товара и т.д.);

4. Проведение циклических пересчетов товара в зонах пикинга и хранения.

Зона пикинга является одной из самых уязвимых на складе. Чаще всего именно в этой зоне возникают ошибки в большую или меньшую сторону по количеству подобранного товара. В функции специалистов независимой службы учёта и контроля входит проведение ежедневных пересчетов товарного остатка в зоне пикинга. Обычно пересчет товара происходит после сбора заказов, но, желательно, до отгрузки заказов со склада. Таким образом, выявленные ошибки, например по пересорту или недобору заказа, можно исправить еще до того, как товар покинет склад, то есть без последствий для клиента.

Циклические пересчеты зоны хранения должны делаться в соответствии с месячным планом. Ежедневно пересчитываются определенные ряды зоны хранения. Постоянный контроль фактического товарного запаса на складе позволяет увеличить межинвентаризационный период и не останавливать работу склада для проведения инвентаризации в пик сезона.

5. Контроль за режимом доступа к товарно-материальным ценностям

 

также может осуществляться независимой службы учёта и контроля. Возможны три уровня доступа на склад:

  1. Сотрудники, несущие материальную ответственность.
  2. Сотрудники компании, не несущие материальную ответственность, но имеющие право находится на складе без сопровождающих лиц. Список таких сотрудников должен быть согласован с коллективом, заключившим коллективный договор матответственности.
  3. Прочие лица в сопровождении уполномоченных сотрудников склада.

 Эффективность работы контрольно- ревизионной группы.

В результате создания независимой службы учёта и контроля могут быть достигнуты следующие положительные эффекты:

  1. Сокращение претензий со стороны клиентов.
  2. Повышение точность выполнения заказов на отгрузку.
  3. Повышение точности учета товара на складе. Снижение ущерба по инвентаризациям.
  4. Увеличение скорости выполнения складских операций. Весь персонал склада выполняет свои прямые функциональные обязанности, а специалисты независимой службы учёта и контроля, имея высокую квалификацию и опыт, оперативно решают все возникающие проблемные ситуации.
  5. Возможность проводить ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ не в строго регламентированный период, а в удобное время для клиентов склада.
  6. Упорядочение доступа в складские помещения.